秘书收集资料的意义、路径与要求

~ 秘书收集资料的意义、路径与要求
　　
　　口米广弘
　　
　　资料是秘书写作的宝贵财富和坚硬基石，是所有精神产品必不可少的原材料。资料对于秘书工作者而言意义非凡，秘书的思想从资料中提炼，道理从资料中阐发，经验从资料中总结。在当今信息化时代，收集和累积资料显得尤为重要，每一位秘书都应将这项工作做细做好，保证资料收集有条不紊，从而撰写出有精义张力、材料翔实、内容丰富的好文稿。
　　
　　一、资料收集的含义
　　
　　资料是过去和当前在实践过程中形成的具有各类保存价值的文字、图像、声音等各种介质不同形式的历史纪录。资料记载了真实的历程、研究的成果，是广大文字工作者智慧的结晶，具有珍贵的史料价值，它能为秘书写作提供科学的依据和借鉴。收集是获取资料的前提和条件，从无到有、聚沙成塔日渐累积起来；保存是资料形成的基础，保存的目的是为了更好地查阅资料。资料丰富，秘书写文章时就能信手拈来；相反如果资料匮乏，则捉襟见肘、闭门造车。因此资料的收集和积累对于秘书写作具有举足轻重的作用。
　　
　　二、秘书收集资料的重要意义
　　
　　资料是重要的信息资源，是秘书写作用之不竭的源泉，领导决策有力的佐证，因此秘书收集资料有着重要意义。
　　
　　首先，秘书收集资料可为文件写作提供有力依据。秘书研究资料是提高写作质量的有力举措，是提高文件科学化水平的迫切需要，是文字发展规律的体现和秘书事业发展的内在需求。随着秘书工作的改革和深入，资料的研究已经成为秘书写作能力的一部分，为领导写讲话、出思想、提建议离不开对资料的研究，从资料中发现亮点，为文件的写作提供有力保障。
　　
　　其次，收集资料是调研不可或缺的环节。调查研究是机关深入实际、联系群众、了解反映社情民意、了解党和国家方针政策贯彻落实情况的重要途径。调研工作使命重大，调研在多角度论证中完善，在反复推敲中思索，在精心撰写中提纯，其成果的撰写需要上乘和完备的一手资料，即所谓“七分研究资料，三分潜心写作”。秘书只有通过实地调研，发挥智力优势，才能提高写作质量，把调研成果转化为行为实效，为党政科学决策提供参考。
　　
　　再次，收集的资料是制定工作计划的参考。秘书制定工作计划，需要研究工作要点，选准角度，确立范围，科学制定。在制定计划过程中，秘书能深刻地了解自身工作的优势与不足，引领工作开展的方向，对秘书工作进行宏观调控。通过收集相关资料，整合梳理，对材料综合分析，有利于秘书工作计划的顺利进行，形成内外结合、上下联动、协同攻关的强大合力。
　　
　　最后，收集资料可为办会提供丰富的借鉴经验。办文、办事、办会是秘书必备的三种技能。各种会议文件都是各机关团体秘书处和研究室集体字字推敲的精华稿件，领导的讲话和致辞也都是为会议量身打造的，有许多独到的观点和值得领会的精神，把这些有实用价值的材料保存起来，不仅能为今后举办大型会议提供丰富的信息服务，也可极大地丰富会议的内涵。
　　
　　三、秘书收集资料的路径
　　
　　资料的收集是一项既繁冗又细致的工作，眼下各类信息泥沙俱下，要想收集到全面、有价值的素材，秘书必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材库”。只有这样，才能提高文字驾驭能力，使参谋辅政、政务服务职能得以发挥，进而确保机关政令畅通。笔者认为收集资料的路径有以下几种：
　　
　　（一）博览群书，细微收集。阅读大量有益的书籍能够夯实文字基础，加强内在底蕴。“常看胸中有本，常写笔下生花”，写作能力的提高并非一日之功，也无捷径可走，关键在于勤学多练，收集素材，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能集腋成裘、厚积薄发。荀子在《劝学》中说：不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。平时阅读大量的书籍名著，在起草文稿时就可以引经据典、妙笔生花。
　　
　　（二）剪贴报刊，细化内容。报刊上的文章时效性强，政策水平较高，观点理论前沿，能够及时地反映新成就和新动向。为此，秘书应培养细心阅读的习惯，制作剪贴本，从专题角度对从报刊上收集的文章分类存放，汇编成集，细化内容，注明出处，便于查阅研究。虽然收集资料是件苦差事，但是真正做学问的人，都离不开从报刊中摘抄，这是经验之谈。秘书应善于从报刊中汲取精华，见微知著，日久天长在服务领导中就能“参”到点子上，“谋”到关键处。
　　
　　（三）吃透文件，细致归纳。掌握党和国家的路线、方针、政策，密切留意中央有关重要文件和中央领导同志的有关重要讲话精神，同时关注下级的请示、报告，了解平级机关的往来文书以及各种内参、简报、专报等，将其中有用的部分归纳理解并消化吸收，记于心中以备参考，从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法。
　　
　　（四）随时笔记，细心整理。在平时的.工作实践中，秘书人员要时时观察，处处留意，把自己所看所想所感所悟随时记录下来。明代著名旅行家徐霞客，遍访名山大川，浪迹天涯海角，为了获得准确的第一手资料，大都徒步旅行，披星戴月，风餐露宿，无论环境多么恶劣，身体多么疲惫，条件多么差劲，每次考察都坚持记日记，置入囊中，久而久之，心得颇多，细心整理，便成游记，给后人留下了宝贵财富。写笔记是观察现实和积累创作素材的重要手段，不仅锻炼笔头功夫还能加深对资料的记忆。秘书必须具备角色意识和对事物的敏感性，耳聪目明，手快腿勤，利用各种机会、各种场合，随时随地地做笔记。
　　
　　除上述路径外，还有其他收集的渠道：档案是历史的记录，大量史料可供实际工作参考；大事记是最原始、最准确的一手资料，对于所辖所属地方事件的始末都有详细记载；将互联网上有价值的信息下载保存到资料夹可备不时之需；另外报刊的索引，新出版的某一方面论文集锦，年终的图文目录等资料也极具参考价值，值得收集。
　　
　　四、秘书收集资料的要求
　　
　　收集资料是一项艰苦卓绝的文字工程，要具备一定的素养，采取有效的措施，进而保证资料的完整性和系统性。一般而言，收集时应遵循以下要求：
　　
　　（一）忠于事实，客观准确。秘书在收集资料时，要慎之又慎，注重实际情况，确保资料真实可靠、完整全面。“宁坐十年冷板凳，不写文章一句空”，对浩如烟海的资料要作去伪存真、去粗取精的取舍。只有资料出处权威，才能深刻挖掘历史和如实阐释背景，因此对资料的每一个细节、每一个数字、人名和时间都要核准，不掺杂个人看法，忠于事实，客观准确。
　　
　　（二）明确目标，勇于创新，，秘书人员收集资料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表现为阅读涉猎广泛，海量阅读，累积资料；耳勤指注重留心平日新闻报道、各种形式的讲话，捕捉有用的信息和资料；手勤即为勤抄勤记，摘录精华及时笔记。秘书要在话语体系上有所创新，写作内容上有所更新，创作方法上有所革新，充分体现新成果，优化资料资源配置，做到优势互补，实现价值再造。
　　
　　（三）温故知新，加强巩固。常言说：“记而不看一阵风，记而不用一场空。”眼下各类知识更新极快，秘书要紧跟时代，把握风向，快人一拍，坚持不懈，赢得主动，对资料常收常看，常翻常阅，加强巩固，切忌束之高阁，最终徒劳无益。毛泽东的秘书田家英虽然学历不高，但长期善于收集，勤于写作，温故知新，一以贯之，终成大家。
　　
　　（四）分门别类，明晰直白。秘书在广泛占有资料的基础上还应做到：一是条分缕析，了然于胸。将相同的内容和关联程度深的资料编排到一起，使之系统化和条理化，以便驾轻就熟地调用资料。二是标注明朗，查找便捷。按照时间顺序建立索引条目，便于日后查询和判断。三是提炼标题，装订精巧。对每一版块文字材料概括提炼出标题，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增强实际操作性；此外还要注意装订精巧，方便携带，确保持久耐用。
　　
　　（作者单位：中央统战部研究室）