行政接待之会议接待
行政会议接待,Rukia's Manual
一、接待准备阶段工作流程
接收接待信息:
1.确保相关责任人知晓嘉宾来访事项。
2.及时落实来访对接联络人及联系方式。
3.确定来访时间。
4.了解来访目的(eg:考察交流)可以询问对方联络人是否有会议资料需要提前拷贝。
注意:a.编写会议议程时,涉及保密内容需要回避。
b.注意措辞:一般上级单位为“指导”,平级单位为“交流”。
5.了解来访人员信息(包含单位/部门、职务、人数等)。确定来访人员的职位,邀请本公司相应职位的领导参与接待。(只多不少)
6.确认是否安排住宿、接送机/站、用餐,至少提前一天确认。
二、确定接待责任部门,明确责任人:
责任人需要全程负责接待任务,一般情况下,来访嘉宾没有离开前,接待人员不宜随意更改。确定访客的各项需求后,向领导(接待责任人)进行请示,并请示领导是否安排会议室、公司参观讲解、欢迎大屏、摄影口、礼品、以及餐叙环节。
三、确定接待方案,根据来访人员级别不同,安排不同标准的接待安排。原则上提前一天落实所有接待事项。
1.住宿、餐饮、接待陪同人员、接待车辆、会场布置、礼品门等都可视具体情况来定。
2.请示领导是否安排欢迎大屏、席卡、公司宣传册、会议签到牌、海报展架等宣传物料。
3.如果我方有会议材料需要提前收集,并在会前提前调试媒体设备!
四、制定接待WBS及日程安排,发送至各责任人。
1.制定WBS将整个接待流程做简单描述,以及涉及相关责任人的工作职责均分配到个人,并交由负责此次接待级别最高的参会人员审批。审批通过后,将该WBS及日程安排发送给相关接待人员及相关部门责任人,以及参与会议的宣传人员及其他工作人员。
2.涉及党政机关接待,WBS中不得出现“宴请”、“晚宴”等字眼,可使用“餐叙”、“工作餐”等话术,用餐地点使用另行短信通知代替,用餐信息可使用短信发送给相关领导。
3.WBS中要明确接待及陪同参观人员摄影人员、陪同就餐人员等相关责任人。其中摄影人员需全程参加,并提神确定合影位置及时间。(涉及团体合影需提前确认站位,根据人数提前摆放站架或椅子。)
4.提醒陪同人员注意着装,佩戴工作牌等。
接待进行阶段工作流程:
五、门厅迎接来访人员:
1.提前预留车位,或者电梯控梯等。在来访嘉宾抵达10分钟前,接待人员在门厅准备迎接。
2.接待人员在陪同高层领导见嘉宾之前,提前告知高层领导来访人员的级别及相关工作性质。
3.在嘉宾抵达时,接待人员主动引导我方高层领导与重要嘉宾寒暄。
六、座谈交流:
1.如安排公司参观,则先进行讲解参观。
2.涉及党政重要机关来访,利用重要嘉宾参观期间,可请对方联络人(如办公室主任、秘书长等)到会议室再次确认会场、就餐包间布置(特别注意席卡坐次),涉及临时增加人员,利用此时间加席卡。
3.根据参观时间做预判,提前5分钟确认是否备好茶水,不建议提前太久(茶水冷掉)或嘉宾就座后倒水(注意开水不要溅到嘉宾)。
4.根据会议接待性质安排会务服务人员,会务秘书需要做好会议记录,录音等事项。涉及机密内容,会务服务人员由内部安排。
5.会议结束前10分钟,安排引导人员就位。如需合影则根据需要提前安排好站架或椅子。接待结束阶段工作流程
七、会后工作:
1.及时整理相关材料,包括会议纪要、接待总结、合影及宣传物料,发送给相关领导。
2.做好会议督办工作,跟踪落实事项。
3.对接宣传人员做好会后报道。
4.如有回函和费用结算等事项也需要尽快完成。
接待方案大全2020会议接待方案案例
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 6、提前...
接待方案范文_接待方案模板
接待 工作是指各种组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动,那么如何制定一份接待方案呢?下面 是 接待方案 范文 _接待方案模板,欢迎参阅。接待方案范文1:会议接待方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下: 一、会议主题: 待定 二、会议时间: 20__年_月_...
会议接待特点有哪些
商务会议服务指南是会议主办方告知参会人员服务事项的文书,是会议承办方与参会人员进行交流的第一道程序,告知如何服务于整个会议全过程,要求参会人员在会议期间如何去做,让参会人非常清楚地了解整个会议的日程安排、注意事项、考察等事项.现在各种大小型会议均不可缺少会议服务指南,使用频率较高,它在会议中的...
关于会议接待欢迎词范文
预祝会议圆满成功! 会议接待欢迎词怎么写 【篇一】 在全市接待系统联谊会上的欢迎词 尊敬的陈忆主任,各位领导、各兄弟区县的同志们: 大家上午好!微雨过,小荷翻,榴花开欲然。今天,我们相聚在东区金沙明珠,非常高兴地迎来了“攀枝花市、区、县接待工作联谊会”。在此,我谨代表东区区委、区政府向莅临我区的各位领...
各级党政机关应当将国内公务接待工作纳入什么范围
各级党政机关应当加强公务外出计划管理,科学安排和严格控制外出的时间、内容、路线、频率、人员数量,禁止异地部门间没有特别需要的一般性学习交流、考察调研,禁止重复性考察,禁止以各种名义和方式变相旅游,禁止违反规定到风景名胜区举办会议和活动。公务外出确需接待的,派出单位应当向接待单位发出公函,告知...
会务接待工作总结
大家分工不分家,在做好各自工作的同时,遇到重要任务、技术问题时,大家都是齐心协力,一齐上阵,在公司会议室、接待室、住宿酒店、武侯祠等场所,都留下了行政人事部人员忙碌的身影。应该说,会务组任务的圆满完成,是所有筹备人员共同努力的结果。本次会议接待期间,会务组精心安排,使得会务和休闲两方面...
公务接待的基本原则
1、统筹管理的原则:机关的接待工作统一由办公室负责管理,并具体承办接待工作。2、对口接待的原则:联系工作需要接待的,原则上对等、对口接待。3、事前审批的原则:所有接待事项,必须事先按规定的审批程序报批,未经批准的接待费用不得报销。4、勤俭节约的原则:接待工作既要热情周到,礼貌待客,又要...
行政|怎么做商务接待?
Step 3:确定接待流程 接机安排:是否接机、做接机牌、欢迎条幅、鲜花等;双方会面:必要的氛围布置往往是必须的;陪同领导:根据来人级别而定,一般对等就好;拍照背景:最好提前选好地方,有背景板最佳;宣传物料:有统一的宣传材料、横幅易拉宝、宣传权频;会议准备:会议材料、桌签、纸笔、茶水、水果、投影仪;参观目的:根据...
行政办公室的接待工作内容和特点
行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上,如:准时迎接来宾,为来宾安排舒适的客房,针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排,还需做好现场的服务和协调工作,例如文件资料的准备和送达,会议现场的布置,设备的调试,现场茶水服务等。 行...
行政接待员是的工作包括哪些?
一、行政接待员主要工作内容如下:1、客户业务办理及提出问题的处理;2、重要客户参观访问的接洽及讲解;3、用商务礼仪的规范和标准,按公司制度要求的接待程序向来访客人提供商务接待服务;4、做好会议室的管理工作,做好会议前的准备工作、会议后的设备复位等相关工作;5、按时登记公司各部门办公设备和...