秘书资格考试档案分类管理：归档要求

~ 质量：
　　（1）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存；
　　（2）归档文件材料应完整、准确、签批手续完备；
　　（3）归档的文件应为原件或具有凭证作用。
　　数量：
　　（1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数；
　　（2）具有长期保存价值的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档。
　　示例：

***文件材料归档办法 （共12条）

　　第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。
　　第二条 本办法所称本单位文件材料，是指本 单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。
　　第三条 本单位各部门应当把文件材料的 形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门 的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。
　　第四条 各部门担负文件材料积累、整理 和归档业务的人员应认真执行有关规定， 确保文件材料的完整、准确、规范和及时 归档。
　　第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及 应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
　　第六条 文件材料归档的基本要求
　　（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝 墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸；
　　（二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备；
　　（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定；
　　（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
　　（五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与 翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件 一起归档。
　　第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管 期限表见附件。
　　第八条 文件材料的归档时间
　　（一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
　　（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；
　　（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
　　（四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；
　　（五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案 部门移交；
　　（六）下列文件材料应随时归档：
　　1、没有及时归档的零散文件材料；
　　2、变更、修改、补充的文件材料；
　　3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门 或个人手中的文件材料；
　　4、应归档的非纸质载体材料（指音像、 实 物等特殊载体）；
　　5、其它临时活动中形成的文件材料。
　　第九条 归档文件材料的整理参照青岛市 《归档文件整理规程》（文件级）进行
　　第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。
　　第十一条 文件材料归档时，由承办部门填写归档 材料移交清单，重要项目文件材料归时还应 编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。 交接双方（指承办部门和档案部门）根据文件 材料移交清单清点，核对无误后，在《档案 交接登记表》上签字，移交清单由交接双方 各保留一份。
　　第十二条 档案部门根据《档案工作考核办法》 的规定，按时考核各部门立卷归档情况。