商务函电写作标准及格式

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　　商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

　　 一.商务信函的写作需要注意以下几点标准：

　　(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

　　(2)简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

　　(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

　　(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

　　(5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

　　 二.商务信函格式

　　商务信函一般由：信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。

　　信头(Heading)：指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

　　地址：英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。 日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍); July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可写成97,以免引起歧义。 信内地址：在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

　　称呼(Salutation)是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，要求从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用专指某个人。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式(有时也可Dear Sirs)。写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

　　事由：在公务信函中，通常在称呼与正文之间，有Re：或Subject：(事由)字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线、加粗等，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 正文(Body of the Letter)：位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。

　　结束语：恭维性的，位置在正文下面一到两行的地方，从正文的开头偏右的位置，句末用逗号，比较常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。

　　签名：此项是必需的，结束语后的一到两行后面，也是在信纸的中间偏右的位置开始写，同时，在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名，以便于对方识别。还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。